Доповідь на ректораті 12.05.2015 року

Версія для друкуPDF version

Стан та актуальні питання впровадження АСУ “ВНЗ” у контексті належної підготовки до 2015-2016 навчального року

На виконання пункту 2 статті 16 Закону України «Про вищу освіту» адміністрацією нашого університету було прийнято рішення про впровадження автоматизованої інформаційної системи для ефективного управління освітнім процесом. Після детального аналізу ринку програмних продуктів, що забезпечують вирішення питання автоматизації прийняття управлінських рішень на основі сформованого інформаційного середовища, та ознайомленням із досвідом впровадження подібних систем у інших навчальних закладах (Харківський політехнічний університет, Хмельницький національний університет, Буковинський медичний університет) у грудні 2014 року було закуплено автоматизовану систему керування «ВНЗ», розробником якої є Науково-дослідний інститут Прикладних інформаційних технологій (м. Київ).

Необхідність впровадження подібної інформаційної системи також випливає із того факту, що будучи складовим елементом системи забезпечення вищим навчальним закладом якості освітньої діяльності, вона буде впливати у майбутньому на рівень оцінки Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти.

Згідно з підписаним договором із НДІ ПІТ університету окрім безпосередньо самого програмного засобу були передані 20 комплектів пристроїв, для забезпечення захищеного авторизованого доступу.

Структурно АСК «ВНЗ» складається із модулів, що забезпечують автоматизацію адміністративних та навчально-методичних процесів (АС «ДЕКАНАТ»), здійснюють підтримку роботи приймальної комісії та зберігання особистих справ абітурієнтів й інформації про результати вступу (АС «ПРИЙМАЛЬНА КОМІСІЯ») та спрощують діяльність дирекції студентського містечка у веденні так званої картки поселення (АС «СТУДМІСТЕЧКО»).

Внаслідок того, що подібного за складністю та масштабністю програмного засобу в університеті ще ніколи не впроваджувалося до цього, сам процес встановлення та налаштування усіх програмних модулів та сервісів проходив із певними технічними труднощами. Останнім яскравим прикладом подібної ситуації можна привести той факт, що налаштування механізму синхронізації АСК «ВНЗ» із програмним інтерфейсом Єдиної державної електронної бази з питань освіти у нас зайняв майже місяць. При цьому доводилося щодня в режимі реального часу працювати із розробниками обох систем, і які, по суті, доробляли свої програмні засоби безпосередньо після нашого чергового звернення. Додатковою затримкою у процесі впровадження АСК «ВНЗ» став той факт, що початково затверджений відповідальний адміністратор більше ніж на три тижні був залучений до інвентаризації матеріальних засобів головного корпусу університету і по закінченню якої ним без попередження було заявлено про перехід на посаду коменданта корпусу. Після того, як на виконання обов’язків адміністратора АСК «ВНЗ» була призначена Романюк В.М. процес впровадження прискорився і на даний момент я можу констатувати наступні статистичні показники результатів роботи із середовищем автоматизованої системи:

  1. Зареєстровано 72 користувача із визначенням кожному відповідних прав доступу до інформаційних об’єктів.
  2. Встановлено та проведено налаштування понад 50 екземплярів програмних клієнтів для доступу до середовища АСК «ВНЗ» .
  3. Введено 37 анкет викладачів (із частковим заповненням карток).
  4. Створено 31 навчальний і 2 робочих навчальних плани.
  5. Заповнено дані 54-х довідників, які використовуються для забезпечення подальшої роботи по складанню навчальних і робочих планів, формуванню навантажень кафедр та індивідуальних планів викладачів.
  6. Проведено 9 тренінгів та навчальних семінарів, на яких пройшли навчання працівники, що відповідати за роботу із програмним модулем АС «ДЕКАНАТ».

Крім того щодня здійснюється підтримка та консультування користувачів із проблемних питань.

Використання АСК «ВНЗ» дозволить сформувати єдине інформаційне середовище, яке буде містити величезну кількість показників та параметрів переважної більшості адміністративних та освітніх процесів університету. Усі вони зберігаються у структурованому вигляді та пов’язані один з одним. Тобто, це означає, що перехід до заповнення масиву показників наступного типу неможливий без внесення показників попереднього типу. Наприклад, для створення навантаження кафедри необхідно створити навчальний на робочий плани усіх спеціальностей, читання дисциплін на яких забезпечується викладачами даної кафедри. У свою чергу, навчальні плани неможливо створити не заповнивши довідників з усіх дисциплін, спеціальностей, навчальних груп, факультетів, облікових карток науково-педагогічних працівників і т. д. Разом з тим наповнення даними інформаційних об’єктів спрощується тим, що працівникові не потрібно вже шукати  вихідні або довідкові дані – система надає йому їх. При чому дані надаються лише ті, які визначені саме для даного конкретного об’єкту. Також великим позитивним моментом використання середовища АСК «ВНЗ» є те, що в будь-який момент можна отримати доступ до потрібної інформації щодо даних, які можуть бути використані для високооперативного та ефективного прийняття управлінських рішень. Робиться це у зручний спосіб із можливістю гнучкого фільтрування та параметрів вибірки і, крім того, отримані дані можна експортувати у один із поширених форматів для подальшого використання. Наприклад при підготовці різноманітної звітної документації, видачі довідок тощо.

Запровадження АСК «ВНЗ» дозволило виявити і деякі прогалини у веденні адміністративно-організаційної роботи в університеті. Наповнення довідникових масивів даних середовища із самого початку здійснювалося виключно на основі офіційної  розпорядчої документації. Було з’ясовано, що цілий ряд різного роду переліків, наказів та розпоряджень були у кращому випадку не оновлені, в гіршому просто відсутні. Так, наприклад, для заповнення довідника дисципліни нашим працівникам, які вносили дану інформацію, був наданий наказ про перелік дисциплін, в якому не були враховані оновлення,  відповідно до зміни структури університету.

При заповнені довідника «Спеціальності на кафедрах» та «Спеціальності на факультетах» виникли питання стосовно достовірності інформації, тому що наданий наказ за номером14-ОД виданий ще 30 серпня 2013 року.

Довідник «Додаткові спеціальності» у середовищі АСК «ВНЗ» не було заповнено у зв’язку із тим, що наказ по університету не оновлено (відповідно до наказу МОН України  № 586 від 13.05.2014 року «Про деякі питання поєднання напрямів (спеціальностей) з додатковими спеціальностями і спеціалізаціями, за якими здійснюється підготовка педагогічних працівників ОКР бакалавр, спеціаліст, магістр»).

Для заповнення довідника «Кафедри» відсутній нормативний документ із шифрами кафедр.

Відділом профорієнтаційної роботи, працевлаштування, моніторингу якості підготовки фахівця та підвищення їх кваліфікації регулярно надаються перелік дисциплін перекладені англійською мовою, однак єдиної бази перекладених дисциплін кафедр та факультетів у нас в університеті немає (це призводить, наприклад, до існування різних варіантів перекладу однієї і тієї ж дисципліни).

При роботі із АСК «ВНЗ» також виникли й запитання, щодо деяких особливостей конкретно нашого навчального закладу, які не реалізовані у програмному середовищі АСК «ВНЗ». Так при внесені спецкурсів відсутня можливість вибору декількох назв дисциплін і, при цьому, щоб години навантаження рахувалися як за один предмет.

Також у АСК «ВНЗ» відсутній вибір подвійної спеціальності.

Відсутня можливість внесення до навчальних планів комплексного іспиту або захисту дипломної роботи з урахуванням вибору студента, тому що окремо ми можемо це робити саме на вибір студента.

Фізичне виховання у нас вважається позакредитною дисципліною, що за логікою програмного середовища неможливо.

При роботі із навчальними планами, а саме з курсовими роботами потрібно знати кількість студентів в групі. У нас же є практика написання курсових робіт студентами однієї академічної групи але з різних дисциплін.

Про усі ці особливості було повідомлено службу підтримки компанії-розробника й нас було запевнено, що у наступних версіях програмних модулів вони будуть реалізовані.

На темпи впровадження АСК «ВНЗ», безперечно, впливають об’єктивні фактори але й досить вагомими причинами сповільнення є суб’єктивні чинники. Проявляються вони зазвичай у відсутності мотивації відповідальних працівників до роботи з АСК «ВНЗ». Так, станом на 06.05.2015 з 70 зареєстрованих користувачів активних нараховувалося лише 14. Більше половини користувачів не здійснили жодного сеансу роботи. Дуже повільно здійснюється введення облікових карток науково-педагогічного складу. Однак є й такі, що вже інтенсивно працюють із середовищем. Переважна більшість робіт, на даний момент, проводиться зараз у модулі АС «ДЕКАНАТ» однак нещодавна активація процедури синхронізації з ЄДЕБО прискорить й роботи з модулем АС «Приймальна комісія» та АС «Студентське містечко».

Процесу запровадження АСК «ВНЗ» звичайно передувало активне вивчення ринку даного класу програмних інформаційних систем та знайомство з досвідом роботи інших навчальних закладів країни. Так було безпосередньо відвідано три національних технічних університети (ХПІ, ВНТУ, ХНУ). Про правильність вибору АСК «ВНЗ» у якості основної інформаційної системи університету говорить той факт, що її користувачами є найбільші технічні університету країни (КПІ, ХПІ, ЧДТУ). Попри те, що на офіційному сайті зазначено 55 користувачів даної системи нам вдалося виявити близько 23-х навчальних закладів, в яких  активно використовується АСК «ВНЗ» (за зверненнями на офіційному форумі підтримки). Це також може свідчити про популярність даного продукту.

Щодо технічної сторони впровадження АСК «ВНЗ» у нас в університеті. Сама система побудована на основі архітектури «клієнт-сервер» на основі СКБД «Oracle». Це дає можливість говорити про високий рівень відмовостійкості та надійності збереження даних. Окрім того, розробниками даного продукту було реалізовано та сертифіковано елементи комплексної системи захисту інформації другого рівня. Це свідчить про достатній рівень захисту персональних даних від несанкціонованого втручання та підміни. Попри те, що  університетське серверне обладнання, на якому була розгорнута система, нещодавно було модернізоване але з часом гостро постане питання про закупівлю нового потужного сервера.

Дякую за увагу.

Презентація до доповіді