Доповідь на ректораті 03.11.16 року

Версія для друкуPDF version

Доповідь на ректорат 03.11.16

 

У зв'язку із потребою виконати пункту 2 статті 16 Закону України «Про вищу освіту» було прийнято рішення про впровадження автоматизованої системи управління вищого навчального закладу.

Необхідність впровадження подібної інформаційної системи також випливає із того факту, що будучи складовим елементом системи забезпечення вищим навчальним закладом якості освітньої діяльності та якості вищої освіти, вона буде впливати у майбутньому на рівень оцінки Національного агентства із забезпечення якості вищої освіти.

Структурно АСК «ВНЗ» складається із модулів, що забезпечують автоматизацію адміністративних та навчально-методичних процесів (АС «ДЕКАНАТ»), здійснюють підтримку роботи приймальної комісії та зберігання особистих справ абітурієнтів й інформації про результати вступу (АС «ПРИЙМАЛЬНА КОМІСІЯ») та спрощують діяльність дирекції студентського містечка у веденні так званої картки поселення (АС «СТУДМІСТЕЧКО»).

За звітний період ПЗ оновлювалось декілька разів згідно з наказом МОН № 266 від 29 квітня 2015р. до вдосконалення його розробниками з версії 2.4.8.4 до 2.5.0.0. Нажаль із-за найпростішої технічної підтримки зі сторони розробників цей процес проходить із певними труднощами. Зміни та доповнення в програмі:

1.Довідник “Галузі знань (напрями навчання)” перейменовано в “Галузі знань”, додано нові записи.

2.Додано ступінь “Доктор філософії” та можливість створення відповідних анкет, навчальних планів, тощо

3.Додані нові можливості для імпорту студентів з ЄДЕБО

4.Інтерфейс програми оптимізовано для роботи з новим переліком спеціальностей

Докладніше про зміни:

+ В анкеті співробітника доступний особовий документ Паспорт (з безконтактним електронним носієм)

+ Зміни в анкеті співробітника:

  - видалено історію станів. Стан співробітника розраховується автоматично для кожної особової картки за іншими даними анкети. Вкладку "Стан та лікарняні" перейменовано в "Лікарняні".

  - на вкладку "Різне" додано нові вкладки "Викладання", "Робота поза межами організації", "Членство в академіях наук",  розвинуто вкладку "Підвищення кваліфікації"

  - розвинуто вкладку "Освіта"

  - на вкладці "Посади" виділено вкладки "Призначення та переведення" та "Опис роботи", для особових карток додано інформацію про стан співробітника

  - на вкладці "Відпустки" змінено роботу з фактичними відпустками

  - на форму "Трудова діяльність" додано колонки: "Підрозділ", "Сумісництво"

  - на вкладку "Особові дані" додано "Місце народження"

  - додано контроль за зміною часу роботи на посаді, для співробітників які мають бажане чи заплановане навчальне навантаження

+ Довідник "Галузі знань (напрями навчання)" перейменовано в "Галузі знань", додано нові записи (згідно з наказом МОН № 266 від 29 квітня 2015)

+ В довідник "Освітньо-кваліфікаційні рівні" додано "Доктор філософії"

+ В довідник "Кваліфікації" додано нову колонку "Чи професійна"

+ В довідник "Особові документи" додано Паспорт (з безконтактним електронним носієм)

+ На форму імпорту студентів з ЄДЕБО додано можливість імпортування історії навчання студента, починаючи з заданої дати; перегляд історії наказів навчальної картки в ЄДЕБО

+ В довідник ЄДЕБО - "Пільги" додано значення, що втратили актуальність для вступної кампанії 2015 року, але є у студентів в ЄДЕБО, вилучено кнопку "Видалити всі записи"

+ На форми з спеціальностями внесено зміни, що дозволятимуть розрізнити одну й ту ж спеціальність на різних ОКР

+ Додано нові системні ролі:

  - "ОПП.Редагування", "ОПП.Перегляд"

  - "Робочі навчальні плани.Редагування", "Робочі навчальні плани.Перегляд"

  - "Навчальний відділ.Редагування", "Навчальний відділ.Перегляд"

  - "Керівник підрозділу.Редагування", "Керівник підрозділу.Перегляд"

+ В роль "Адміністратор факультету.Перегляд" додано "Робочі навчальні плани.Перегляд"

- З ролі "Адміністратор факультету.Редагування" видалено роль "Навчальні плани.Редагування"

ДИСЦИПЛІНИ ВІЛЬНОГО ВИБОРУ

+ Додано новий модуль, доступний під правами "Навчальні плани.Перегляд". Основні можливості:

  - управління наборами дисциплін для вільного вибору

  - гнучке розмежування прав на редагування  та можливостей використання  таких наборів

  - відбір таких наборів  за характеристиками контингенту студентів

  - інтеграція з модулем "Навчальні плани"

+ Зміни в довіднику "Навчальні групи":

  - на вкладку "Історія групи за навчальними роками", для підтримки груп, що навчаються за зміщеним графіком,  додано колонку "Актуально з". Одному навчальному року може відповідати кілька курсів з різним "Актуально з"

  - додано фільтри "Відраховані", "Випущені"

  - замість вкладки "Навчальні плани", в основну таблицю додано колонку "Навчальний план" і нову вкладку "Підгрупи за НП"

  - на вкладці "Робочі навчальні плани", РНП повинні призначатися для кожного семестру

  - додано поле "ОКР", змінено групові операції

+ Додано нове меню довідників "Підрозділ", право на редагування довідників надано ролі "Навчальний відділ.Редагування"

+ В меню довідників "Навчальні плани" додано нові  довідники: "Групи типів занять", "Види практик", "Види наборів дисциплін вільного вибору студента", "Періоди аудиторного навчання", "Планування самостійної роботи студентів", "Статус плану"

+ Право на редагування довідників групи "Навчальні плани", крім "Навчальні потоки для РНП", надано ролі "Навчальний відділ.Редагування"

+ В довідник "Дисципліни" додано відмітку "Чи використовується", колонку "Ост.навч.рік викладання кафедрами", перевірку на наявність дисциплін з подібною назвою, виклик форми "Аналіз використання дисциплін"

+ В довіднику "Атестації" вилучено тип "Державна атестація", тип "Дипломний проект (робота)" перейменовано в "Випускна робота", додано нові типи екзаменів, додано відмітку "Чи використовується"

+ Довідник "Типи практик" перейменовано в "Практики", додано відмітку "Чи використовується"

+ В довіднику "Дисципліни, практики, атестації на кафедрах" виділено історію викладання дисциплін за навчальними роками, додано виклик форми "Аналіз використання дисциплін"

+ В довідник "Типи занять" додано умовні заняття, зв’язок з групою типів занять, форми проведення занять, назву для звітів

+ Довідник "Цикли підготовки" перейменовано в "Цикли дисциплін", додано централізований довідник "Цикл підготовки"

- Видалено довідники розділу "Навчальні плани":  "Розділи навчального плану", "Типи занять по розділах"

+ В меню довідників "Відділ кадрів" додано новий довідник "Академії наук"

+ В довідник "Нагороди" додано відмітку "Чи державна"

+ В довідник "Вчені звання" додано "старший дослідник"

+ В довідник "Стани співробітників" додано стан "відсутній", видалено колонку "Використовується"

+ В довіднику "Кабінети", поле "Назва кабінету" перейменовано в "Номер кабінету", додано поле  "Назва"

- Видалено довідник "ECTS бали для дисциплін"

+ Додано імпорт навчальних груп зі студентами різних спеціальностей

+ На формах порівняння даних персон додано опцію "Враховувати регістр при порівнянні"

+ В модуль "Накази студентів" додано групові операції: "Актуалізувати студентів за даними ЄДЕБО",  "Синхронізувати студентів з ЄДЕБО"

+ В один і той самий час студенти однієї групи можуть слухати різні дисципліни

+ Змінено генерування відомостей:

   - у відомість не додаються студенти групи, які не вивчають дисципліну згідно з їх НП

   - додано параметр "Генерувати "Самостійна робота. Всього" в семестрі"

+ На форму "Екзаменаційна відомість" додано інформацію про РНП та відповідні НП-и студентів

+ Підтримка "збірних" академічних навчальних груп, зі студентами з різними НП та спеціальностями/спеціалізаціями

+ Підтримка зміщеного (переведення на наступний курс посеред навчального року)

 графіку навчального процесу

+ В групу модулі "Навчальні плани" додано форму "Аналіз використання дисциплін", що дозволяє проаналізувати використання дисциплін в системі

+ На формах вибору співробітників, на відповідну дату/навчальний рік,  вказується  стан співробітника ("працює", "не працює", "відсутній")

+ Змінено  вибір дисциплін

+ Державні атестації перейменовані в атестації або у підсумкові атестації

+ Покращено пошук у всіх таблицях на формах

+ Виконано перехід на роботу з АС "Конструктор звітів" версії 2.1.1.6

 НАВЧАЛЬНІ ПЛАНИ

+ Повністю оновлено модуль, основні зміни:

  - умови доступу визначаються програмними ролями на кафедри і факультети

  - додано планування і обмеження на вибір дисциплін студентами

  - додано факультативи, позакредитні дисципліни, інтегровані дисципліни, кредитні модулі

  - заповнення НП на основі ОПП

  - додано контроль послідовності вивчення дисциплін за структурно-логічною схемою підготовки

  - додано планування і аналіз самостійної роботи студентів

  - створення планів з різним рівнем деталізації занять за дисциплінами

  - копіювання/вставка дисциплін з/в інших НП/РНП

  - для навчального відділу, додано можливості управління розробкою НП

  - сесія для семестру визначається в титулі плану

  - для кожної  спеціалізації потрібно створювати окремий НП

+ Додано новий модуль,  доступний під правами "ОПП. Перегляд". Основні можливості:

  - управління ОПП та структурно-логічними схемами (СЛС) підготовки

  - створення СЛС у вигляді графу

  - умови доступу визначаються програмними ролями на кафедри і факультети

  - копіювання/вставка дисциплін та кредитних модулів з/в інших ОПП

  - для навчального відділу, додано можливості управління розробкою ОПП

+ Додано новий модуль, доступний під правами "Керівник підрозділу. Перегляд". Основні можливості:

  - перегляд особової інформації по працівникам підрозділу

  - аналіз відповідності штатному розпису

  - ведення інформації по співробітникам, що відповідає процесам ліцензування та акредитації

  - розмежування видимості карток співробітників за програмними ролями на підрозділи

  - розмежування можливостей редагування  карток співробітників за формами організації праці

 

ПУБЛІКАЦІЇ

+ Додано новий модуль, доступний під правами "Керівник підрозділу. Перегляд". Основні можливості:

  - перегляд, відбір та пошук по всім раніше внесеним публікаціям (патентам, ліцензіям, монографіям, тощо)

  - внесення нових публікацій, з обов’язковим попереднім пошуком відповідної публікації,  зазначенням важливих характеристик видання, співавторів та їх внесків

  - групова операція встановлення відповідності публікацій області наукових досліджень підрозділу     

РОБОЧІ НАВЧАЛЬНІ ПЛАНИ

+ Додано окремий, від НП, модуль, доступний під правами "Робочі навчальні плани. Перегляд". Основні додаткові можливості:

  - умови доступу визначаються програмними ролями на кафедри і факультети

  - в межах одного семестру-сесії РНП можна планувати реалізацію кількох НП з різними спеціальностями/спеціалізаціями та різними курсами

  - додано факультативи, позакредитні дисципліни

  - заповнення РНП на основі НП

  - додано планування навчального процесу за окремими календарними періодами

  - копіювання/вставка дисциплін з/в інших НП/РНП

  - для навчального відділу, додано можливості управління розробкою РНП

  - сесія для семестру визначається в титулі плану

  - До виходу наступної версії, тимчасово недоступні форми "Контингент для навантаження за…"

РОЗКЛАД

+ Додано об’єднані заняття, кураторство самостійною роботою

+ Додано фільтрацію розкладів за дисципліною, викладачем, аудиторією, типом заняття

+ В дерево фільтрів додано фільтр "ОКР"

СЕСІЇ

+ Оптимізовано швидкість роботи модуля

+ Модуль не впливає на швидкодію роботи з анкетами студентів

СТУДЕНТИ

+ Зміни в модулі:

  - Додано групові операції: "Проставити навчальний план", "Додати навчальну картку (здобуття наступного ОКР)"

  - Змінено форму "Творча робота студента"

  - Видалено форми: "Тижневі бали ECTS для студента", "Штрафні бали студента"

+ Зміни в анкеті студента:

  - на вкладку "Навчання" додано поле "Навчальний план",  дозволено обирати навчальні групи без спеціальності з відповідним ОКР

  - додано перевірку контрольної суми І.П.Н.

  - середній бал атестатів, виданих починаючи з 2011 року, приведено до 12 бальної шкали

+ В розширений пошук додано критерії "пусті", "не пусті", "не дорівнює"

+ Зміни в майстрі переведення: додано ОКР групи та студента, змінено обмеження на призначення і переведення груп

+ В опис кваліфікації додано додаткові поля

+ Змінено генерацію індивідуальних навчальних планів

+ Поле "Цикл" відтепер не обов’язкове.

На даний момент я можу констатувати наступні статистичні показники результатів роботи із середовищем автоматизованої системи модуля «ДЕКАНАТ»:

  1. Зареєстровано 76 користувача із визначенням кожному відповідних прав доступу до інформаційних об’єктів.
  2. Встановлено та проведено налаштування понад 50 екземплярів програмних клієнтів для доступу до середовища АСК «ВНЗ» .
  3. Введено 451 анкет викладачів (із частковим заповненням карток).
  4. Рубрика  навчальні плани містить 362 елемента.
  5. Рубрика «Студенти» містить 4847 анкет студентів. Їх кількість постійно змінюється і уточнюється.
  6. Заповнено дані у довідниках, які використовуються для забезпечення подальшої роботи по складанню навчальних і робочих планів, формуванню навантажень кафедр та індивідуальних і постійно вносяться оновлення.
  7. Регулярно здійснюється підтримка та консультування користувачів із проблемних питань.

Використання АСК «ВНЗ» дозволить сформувати єдине інформаційне середовище, яке буде містити величезну кількість показників та параметрів переважної більшості адміністративних та освітніх процесів університету. Усі вони зберігаються у структурованому вигляді та пов’язані один з одним. Тобто, це означає, що перехід до заповнення масиву показників наступного типу неможливий без внесення показників попереднього типу. Наприклад, для створення навантаження кафедри чи розкладу занять  необхідно створити навчальний та робочий плани з урахуванням рубрик вільного вибору студента та заповнити ОПП з усіх спеціальностей. У свою чергу, навчальні плани неможливо створити не заповнивши довідників зі змінами з усіх дисциплін, спеціальностей, навчальних груп, факультетів, облікових карток науково-педагогічних працівників і т. д. Тобто, усе пов’язано із коректно сформованими навчальними планами, що нажаль не завжди виходить. Тому одна із пропозицій щоб після внесеного навчального плану відповідальний працівник узгоджувався із працівником навчально-методичного відділу. При розробці навчальних планів виникла проблема такого характеру, а саме одна дисципліну викладають паралельно викладачі на різних кафедрах даним програмним продуктом це реалізувати не можливо. Прохання накази які стосуються навчальних планів, робочих навчальних планів затверджувати до 1 червня щорічно, щоб була можливість формувати навантаження кафедри вчасно до 1 вересня. (наприклад накази про дисципліни). Також призначити відповідальних за рубрику «Студенти» працівників відділу кадрів (студентський) та заочний відділ.

Для друку дипломів на базі АСУ «ВНЗ» необхідно продовжити практику  регулярного подання переліку дисциплін перекладених на англійську мову, яку започаткував відділ профорієнтаційної роботи, працевлаштування, моніторингу якості підготовки фахівця та підвищення їх кваліфікації. І все таки цього навчального року в 2 семестрі спробувати надрукувати дипломи із модуля «Деканат» для ОКР«Спеціаліст» та «Магістр».

На темпи впровадження АСК «ВНЗ», безперечно, впливають об’єктивні фактори але й досить вагомими причинами сповільнення є суб’єктивні чинники. Проявляються вони зазвичай у відсутності мотивації відповідальних працівників до роботи з АСК «ВНЗ».

З відповідальних працівників за модуль «Деканат» можна відмітити самих активних це начальник відділу кадрів Олійник Ірина Ідаятівна, диспетчер педагогічного факультету Лозінська Інна Анатоліївна, диспетчер іноземної філології Шрубковська Оксна Андріївна, лаборант історичного факультету Пігович Ірина Олексіївна, диспетчер української філології Свідрук Олена Олексіївна, диспетчер економічного факультету,  лаборанти фізико-математичного факультету Білик Олена Володимирівна, Макаревич Олександра Олександрівна, Люба Тетяна Сергієвна та диспетчера фізико-математичного факультету Сисак Ольга Валентинівна також великий об’єм роботи був виконаний попереднім диспетчером факультету фізичної культури Судак Наталією Іванівною. По статистиці на факультеті працює лише одна особа, хоча за наказом або службовими їх набагато більше. Активізуватися у роботі із АСУ ВНЗ потрібно природничому факультету та факультету колекційної педагогіки та психології. Погана мережа чи відсутній Інтернет не причина історичний факультет в тих самих умовах але результат набагато кращий.

Щодо технічної сторони провадження АСК «ВНЗ» у нас в університеті. Сама система побудована на основі архітектури «клієнт-сервер» на основі СКБД «Oracle». Це дає можливість говорити про високий рівень відмовостійкості та надійності збереження даних. Крім того розробниками даного продукту було реалізовано та сертифіковано елементи комплексної системи захисту інформації другого рівня. Це свідчить про достатній рівень захисту персональних даних від несанкціонованого втручання та підміни. Згідно з підписаним договором із НДІ ПІТ університету окрім безпосередньо самого програмного засобу були передані 20 комплектів, для забезпечення захищеного авторизованого доступу за другим рівнем КСЗІ. При фінансовій можливості було б добре їх збільшити.

Дякую за увагу!